centrum pomocy

Przeglądaj inne treści

Dlaczego moje wiadomości nie docierają do adresatów lub trafiają do SPAMu?

Nawet najlepiej przygotowana kampania e-mailowa może czasem napotkać na przeszkody techniczne. Jeśli zauważasz, że Twoje wiadomości regularnie nie docierają do konkretnego odbiorcy lub są przez niego odrzucane, najczęstszym „winowajcą” jest serwer pocztowy lub system zabezpieczeń po stronie adresata.
 
Poniżej przygotowaliśmy zestawienie kroków, które pomogą Ci zdiagnozować i rozwiązać ten problem.

 

1. Jak sprawdzić, dlaczego wiadomość nie została doręczona?

Pierwszym krokiem powinna być weryfikacja, czy dany kontakt nie został zablokowany. Możesz to łatwo sprawdzić w naszym systemie:

 

  • Wejdź w edycję danego kontaktu.
  • Przeanalizuj zakładkę „Ostatnie interakcje”.
  • Jeśli wiadomość odbiła się od serwera, znajdziesz tam trzycyfrowy kod błędu (np. 550, 421) oraz jego standardowy opis.

 

 

Ważne: Kody błędów nie są generowane przez system netPR.pl. Są to bezpośrednie komunikaty zwrotne wysyłane przez serwer pocztowy Twojego odbiorcy. To on decyduje, dlaczego odrzucił wiadomość.

Kody 4.x.x to błędy tymczasowe i jest szansa na to, że ustąpią przy ponownej próbie wysyłki wiadomości przez serwer. 

Kody 5.x.x to błędy definitywne i doręczenie tych wiadomości się nie powiedzie. System nie będzie próbował doręczać takiej wiadomości ponownie.


2. Dlaczego w systemie nie widzę żadnego błędu, a mail i tak nie dotarł?

Sytuacje, w których system nie pokazuje jasnego błędu, mogą wynikać z kilku powodów technicznych po stronie odbiorcy:

  • Błędna konfiguracja serwera: Często spotykamy się z serwerami odbiorczymi, które są źle skonfigurowane – pomijają kody błędów, zwracają ten sam kod dla każdego problemu lub w ogóle nie wysyłają do nas informacji zwrotnej.
  • Blokada przez Firewall: Bardzo częstym scenariuszem jest zatrzymanie wiadomości przez zaporę sieciową (Firewall), która chroni sieć odbiorcy jeszcze przed serwerem pocztowym. W takiej sytuacji serwer docelowy nawet nie wie, że próbowaliśmy dostarczyć mu wiadomość, więc nie odsyła żadnego komunikatu.

Pełnoprawny status wysyłki pojawi się dopiero po 4 godzinach, w tym czasie, Twoja kampania ma status “w drodze”. Podczas tego procesu, wysyłka do danego adresata może być ponawiana wielokrotnie. Serwer odbiorczy może ją blokować tymczasowo, a po kilku próbach przyjąć. W takiej sytuacji, jej status może się zmienić z nie dostarczonej na dostarczoną.

Warto mieć na uwadze fakt, że wysyłka wielotysięcznej kampanii e-mail nie jest procesem natychmiastowym.

3. Dlaczego moje maile trafiają do folderu SPAM?

Jako netPR.pl dokładamy wszelkich starań, aby kampanie wysyłane z naszego systemu miały najwyższą reputację i były szeroko akceptowane przez globalną infrastrukturę mailingową.

Niestety, nie mamy bezpośredniego wpływu na to, jak urządzenia, oprogramowanie antywirusowe czy filtry antyspamowe poszczególnych odbiorców klasyfikują przychodzącą pocztę. Każdy dostawca (np. Gmail, Outlook, firmowe serwery IT) stosuje własne, rygorystyczne algorytmy.

4. Co mogę zrobić, aby poprawić dostarczalność (rating) moich kampanii?

W celu podwyższenia wiarygodności kampanii e-mail, wysyłanych poprzez system netPR.pl, a co za tym idzie, zwiększenie skuteczności ich dotarcia do adresatów, należy poczynić pewne kroki konfiguracyjne:
 
  • należy włączyć mechanizm DMARC dla domen wysyłkowych - zadanie do wykonania przez odpowiedzialnych za zarządzanie domeną wysyłkową
  • równolegle należy uruchomić uwierzytelnianie DKIM - klucze można samemu wygenerować w systemie netPR.pl a następnie przekazać je do odpowiedzialnych za zarządzanie domeną wysyłkową, aby wprowadzili je do DNS domen

Obie konfiguracje powinny zostać przeprowadzone równolegle, ewentualnie DKIM jako pierwsza, ponieważ wdrożenie samego DMARC zablokuje całkowicie wysyłkę maili poprzez system netPR.pl

  • opcjonalnie możliwe jest także dodanie wpisów SPF do DNS domen - zadanie do wykonania przez Państwa IT
Opis wszystkich powyższych konfiguracji można znaleźć tutaj.

5. Jakie informacje przekazać działowi IT odbiorcy, który nie otrzymuje moich maili?

Jeśli Twoje maile są blokowane przez konkretną firmę (np. Twojego ważnego partnera biznesowego), najskuteczniejszym rozwiązaniem jest kontakt z ich działem IT.

Poproś ich o dodanie naszych serwerów wysyłkowych do tzw. białej listy (whitelist) w ich systemach zabezpieczeń poczty.

Oto dane techniczne netPR.pl, które należy przekazać administratorom IT odbiorcy:

Hosty (domeny) do odblokowania:

  • tebe.netpr.pl
  • callisto.netpr.pl
Adresy IP do odblokowania (whitelist):

  • Adresy IPv4: 217.149.243.240/28 (czyli zakres od 217.149.243.240 do 217.149.243.255)
  • Adresy IPv6: 2001:1a68:8::/48
Dodanie powyższych danych do wyjątków w zaporach (firewall) i filtrach antyspamowych adresata powinno definitywnie rozwiązać problemy z dostarczaniem do niego Twoich wiadomości.
 
 

kopiuj link do schowka

Czy ten artykuł był pomocny?

Pomyślnie skopiowano do schowka

O czym chciałeś przeczytać, jakich treści brakuje?